常組織的涵義是：判斷出完成工作所必需的物品并把它與非必需的物品分開；將必需品的數(shù)量降低到最低程度并把它放在一個方便的地方。（在以往貨物供應(yīng)不夠充分的年代，即使是最小的東西，人們也會將它保留。因為人們覺得扔掉它是一種浪費。然而今天貨物的供應(yīng)充足、服務(wù)及信息多種多樣，挑揀分類幾乎變成了一種藝術(shù)。）
1、分層管理
常組織的藝術(shù)就是分層管理。分層管理包括先判斷物品的重要性，再減少不必要的積壓物品。同時，分層管理還可以確保必要的東西就在手頭從而獲得最高的工作效率。
2、“需要”（NEED）與“想要”（WANT）的區(qū)別
許多人混淆了客觀上的“需要”與主觀上的“想要”的概念。我們當中的許多人都可能遇到過這樣的事。例：
你在過去幾年中收集了約30本雜志并放在柜子里，還宣稱要把這些雜志全部保存起來以做日后參考。如果別人問你：“這30本雜志哪些是你客觀需要的？”你可能會搖搖頭說：“我不知道�！钡绻麊栴}換成下面一種提法：“在過去一年里，這30本雜志哪些你從未碰過？”如果你的答案是25本，我認為這很正常。這說明：是客觀上必需的物品就應(yīng)弄清需要的數(shù)量，而把其余的物品扔掉。這是管理者作出決定很關(guān)鍵的一步。
以下是一個根據(jù)廚房物品的使用頻率來劃分的貯藏方法參考例子。
迫切性 使用頻率 貯存法
低 一年少過一次
一年一次左右
每二到六個月一次 －丟掉
－貯藏在遠處
中 一個月一次
一個星期一次 －置放在廚房內(nèi)的一個固定地點
高 一天一次
一個鐘頭一次 －帶在身邊或放在最方便的地方
3、單一便是最好（ONE IS BEST）
有關(guān)利用該原則的例子包括：一套齊全的文具、只須填寫一頁的表格、一天內(nèi)處理所有文件、一站式服務(wù)和一個檔案存放處等。特別值得一提的是一天內(nèi)處理所有文件。中國有一句古話：“今日事今日畢”。
常組織 ：組織零件和文件的存放
使用一套工具
儲存一份副本
備忘錄不應(yīng)超過一頁
只開一小時的會議
一分鐘電話
當天內(nèi)處理完畢應(yīng)做的工作
常整頓：定量定置（二常）
常整頓是研究提高效率方面的學科。旨在研究你多快就可以取得需要的東西，以及要多久才可以把它儲放好。任意決定東西的存放處并不會使你的工作速度加快。達到常整頓有四個步驟。
簡單地說，餐飲廚房“整理”基本上是將工具、設(shè)備和原料的位置確定下來，以便在需要用時能夠盡快找到。以下是一個有用的方法：
①進行現(xiàn)場分析
用圖表，詳細列出有關(guān)的活動和所面對的問題：
活動 發(fā)現(xiàn)的問題
1. 肯定物品名 1. 貯存地點不明確
2. 前往貯存處 2. 距離太遠
3. 尋找物品 3. 要來回走動
4. 取出物品 4. 重復(fù)性高
5. 放回物品 5. 經(jīng)常忘記
②決定貯存位置
a. 將用不著的東西移開
b. 決定分類法
c. 名稱規(guī)范化
在不造成生產(chǎn)延誤的前題下，盡量減少存貨。
③決定貯存方法
在決定貯存方法之前，要注意以下幾點：
a. 選擇合適的功能貯存法
b. 清楚展示對象/貯存處名稱
c. 簡化取出/貯存的過程
以工具功能或工作過程為依據(jù)，名稱和地點都一定要明確，才能確保每個人都知道甚么東西放在那里，方便索取。
④嚴格導(dǎo)守規(guī)則
設(shè)計管制貯存方法，要注意以下幾點：
a. 日常存貨管制
b. 避免缺貨方法
——決定最低庫存水平
——標明有些用品正在訂購過程之中
c. 不斷改進
d. 訓練
e. 評估
要達到這些目標，應(yīng)該堅持以下原則。
1、如果有人正在使用某東西———標明是誰正在使用及何時可以歸還
2、遺失：決定有多少遺失
3、善于利用通告、海報和標示進行內(nèi)部溝通。因為這些東西給人以有秩序的印象，值得特別重視。
常清潔:清潔檢查（三常）
“每人都應(yīng)該清潔地方”，常清潔應(yīng)該由整個組織所有成員，上至領(lǐng)導(dǎo)下至員工，一起來完成。澳門新時代美食中心的員工時刻遵守自己的諾言:
“我不會使東西變臟”
“我不會隨地倒水”
“我不會隨處扔掉東西”
“我會馬上清理”
“我會把掉下來的標示再貼上”等生活格言。而在辦公室，最好是劃出每人應(yīng)負責清潔區(qū)域，規(guī)定清潔時段。這樣做，分配區(qū)域時必須絕對清楚，不能留下沒有人負責的區(qū)域。如果每個人都不把這樣的警告記在心里，肩負起各自的責任時，你就不能獲得任何好結(jié)果。
3S要通過不斷細心檢查與照顧，使酒店的所有對象保持在最佳狀態(tài)。這里強調(diào)的是：任何污垢或廢物都可能減低效率，帶來廢品或甚至引起意外，細心的檢查、例常的清理以及恰當?shù)念A(yù)防措施，都是使工作場地保持最佳狀態(tài)的重要條件。
反之:不要只做表面工夫，大家看不見就算。
3S的精義是：清潔的目的是不檢查。
清理工作可以分為三個不同的階段。
一般情況 大清理，找出污物源頭
個別情況 清理廠房和所有器材
詳細情況 通過清理與檢查、預(yù)防機器、夾具和工具出毛病
表3
常清潔:清潔那些少注意 到的隱蔽地方
常清潔:經(jīng)常明亮的清掃運動
清理工作場所，可分為四個步驟：
①劃定范圍、分配工作（可用圖表確定每個人應(yīng)扮演的角色和責任范圍。）
②根據(jù)地方，根據(jù)器材清理有系統(tǒng)地清理個別場地和器材，及時發(fā)現(xiàn)潛在問題，避免情況惡化。
③執(zhí)行改善措施（不斷尋找途徑，加快清理過程，重點處理難以清理的地方。）
④建立整潔規(guī)則 （群體協(xié)作，能例常進行或每天進行。）
常規(guī)范：立法守法（四常）
常規(guī)范就是連續(xù)地、反復(fù)不斷地堅持常組織、常整頓和常清潔活動。確切而言，常規(guī)范活動還包括利用創(chuàng)意和“全面視覺管理法”從而獲得和堅持規(guī)范化的條件以提高辦事效率。
規(guī)范化，包括立法和守法兩方面。無規(guī)矩，不能成方圓，行之有效的方法，一定要有明文規(guī)定，訂定守則，告示全員，使大家知所依從，才能持之以恒。1S、2S、3S是短期行為，可以一鼓作氣，做出成績，但這些只是5S的起步。許多企業(yè)在學習5S后，進行清除、整理、清理后，就沒有下文了。主要原因是沒有發(fā)展一套明確的系統(tǒng)，以維持及長期實行前面三個階段的成果。例如制定視度管理規(guī)則，顯示機器故障，使機器或任何器材出現(xiàn)故障時，除了操作員，廠內(nèi)的其它人也能夠覺察出來。為了讓每一個人知道在緊急時刻如何采取行動，應(yīng)該準備一本詳細的規(guī)格書或使用手冊。
其方法是：
1、視覺管理
視覺管理作為一種有效的持續(xù)改進手段而格外注目。視覺管理已經(jīng)廣泛應(yīng)用在品質(zhì)、安全以及對顧客的服務(wù)上。色彩管理近來也引起了人們極大的關(guān)注。色彩管理不僅創(chuàng)造出一些顏色代號，而且是為了創(chuàng)造出一個統(tǒng)一規(guī)范、輕松、愉快的工作環(huán)境。
2、透明度
常規(guī)范活動還應(yīng)考慮的就是透明度。密封的空間永遠都不會引起人們的注意，所以往往是雜亂無章的。最好的辦法就是盡量使用透明度的蓋子。保留一個檢查窗口。這樣做的目的就是使所有人都知道內(nèi)存是什么東西以及它們的外觀狀態(tài)是好是壞。
3、視覺監(jiān)察法
為了讓人看得見風機吹風的方向，許多地方都會在風扇上系上小小的絲帶。有時，這種方法被稱作“視覺監(jiān)察法”。
4、故障地圖
當出現(xiàn)了問題時，你可以把這些問題在地圖上表示出來。例如用大頭針來表明問題、緊急出口、救火設(shè)備和其它的重要地點。地圖應(yīng)掛在人人可以看見的地方。故障地圖也可以用來顯示不會出故障的地點和過程。
5、量化
不斷地進行測量，量化其結(jié)果并對其結(jié)果進行統(tǒng)計分析，你就會發(fā)現(xiàn)工作當中的缺陷并方便你防范于未然，這對員工薪酬的計算也大有裨益。
常規(guī)范:電線和電話的管理 常規(guī)范:顏色視覺管理，文件案上加斜線
常自律： 保持維護（五常）
此處強調(diào)的是創(chuàng)造一個具有良好習慣的工作場所。教導(dǎo)每個人應(yīng)該做事的方式并讓他們付諸實踐。此過程有助人們養(yǎng)成制定和遵守規(guī)章制度的習慣。
麥克格里哥于1960年發(fā)現(xiàn)人們對待工作的態(tài)度有兩種。根據(jù)他的X理論，他認為如果某人討厭自己的工作，他就會盡一切可能來逃避工作。相反，根據(jù)他的Y理論，他認為如果某人喜歡自己的工作，那么他就會努力工作以獲得成功。人類的工作動機就是如此。
Ouchi于1981年指出許多成功的日本公司和美國公司，他們的雇員實際上把自己就職的公司當成了家庭的一部分。
紀律很重要，不服從紀律的，要進行處罰，這在絕大部份員工也能接受，但最有效的紀律莫過于自律。自律性高，必須先提高員工素質(zhì)，即個人品質(zhì)，才能人人自覺，保持維護既定的條規(guī)和程序。
5S的最大要點是：
發(fā)展全面制度管理，讓員工參與規(guī)格化文件和檢查表的制定工作。
